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Ein Leistungsverbesserungsplan (PIP) ist eine formale Methode zur Bewältigung von Leistungsmängeln bei Mitarbeitern, einschließlich solcher, die sich auf Verhaltensprobleme oder bestimmte Arbeitsziele beziehen.
Hat einer Ihrer Mitarbeiter in letzter Zeit unterdurchschnittliche Leistungen erbracht, die nicht Ihren Erwartungen entsprechen? Haben sie zu einer Reihe von Leistungsabfällen geführt, darunter das Verpassen von Fristen, schlechte Kundenkommentare oder veränderte Teamdynamiken? Wenn ja, denken Sie möglicherweise darüber nach, der Person zu helfen, indem Sie einen Leistungsverbesserungsplan (PIP) anwenden.
Beschreibung eines Leistungsverbesserungsplans (PIP)
Ein PIP ist eine formale Methode zur Bewältigung von Leistungslücken, einschließlich solcher, die sich auf bestimmte Arbeitsziele oder Verhaltensprobleme beziehen. Die Strategie listet die aktuellen Probleme auf und spezifiziert die neuen Ergebnisse und Maßnahmen, die bis wann erforderlich sind. Aber angesichts Ihrer Umstände stellt sich die Frage, ob ein PIP die beste Option ist. Wird es wirksam sein? Ist die Arbeit gerechtfertigt? Diese Hinweise helfen Ihnen zu entscheiden, ob ein PIP der richtige Weg ist und wenn ja, wie Sie ihn am besten anwenden können.
Warum möchten Sie einen PIP anwenden?
Es scheint vernünftig, einem Mitarbeiter, der unterdurchschnittliche Leistungen erbringt, die Möglichkeit zu geben, sich zu verbessern, anstatt sie mit minimalem Vorlauf zu bestrafen oder zu entlassen. Trotzdem haben PIPs ein schlechtes Image bei Mitarbeitern sowie bei einigen Führungskräften und HR-Experten, die sie als feindselig, strafend und diktatorisch betrachten. Darüber hinaus argumentieren Kritiker von PIPs, dass es unvernünftig sei, einen Mitarbeiter durch ein anspruchsvolles Set von Kriterien zu führen, wenn Sie nicht die Absicht hätten, Ihre Entscheidung zu ändern, und dass eine Kündigung der natürliche Abschluss des Leistungsverbesserungsprozesses sei.
Wie und wann ein Leistungsverbesserungsplan angewendet wird, bestimmt, ob es sich um einen mitfühlenden, hilfreichen Weg nach vorne handelt oder um einen zwanghaften, bestrafenden Weg, der ohne Rückkehr ist.
Wann sollten Sie einen PIP anwenden?
Denken Sie über die folgenden Voraussetzungen nach, damit ein PIP erfolgreich ist:
Es sollte einen klaren Weg zur Verbesserung der Leistung geben.
Obwohl dies klar erscheint, sollte ein Leistungsverbesserungsplan nur angewendet werden, wenn Sie eine Möglichkeit haben, der Person zu helfen, sich zu verbessern. Die Anwendung eines PIP-Ansatzes ist grausam (um nicht zu sagen eine Zeit- und Arbeitsverschwendung), wenn Sie nicht bereit sind, Veränderungen zu akzeptieren oder Verbesserungen anzuerkennen, wenn sie eintreten. Das Überspringen des PIP ist besonders wichtig, wenn der Mitarbeiter Gesetze, Grundsätze oder Regeln verletzt hat, die eine Fortsetzung der Beschäftigung für Sie unerwünscht machen würden.
Sie haben die Leistung bereits regelmäßig gemanagt und Check-Ins eingerichtet.
Stellen Sie sicher, dass Sie bereits eine normale tägliche Leistungsverwaltung durchgeführt haben, bei der Sie klare Erwartungen hinsichtlich Leistungszielen und -zielen festgelegt, Coaching zur Kompetenzentwicklung durchgeführt, konstruktives Feedback gegeben und die Auswirkungen des Nichterreichens von Zielen untersucht haben, bevor Sie einen PIP anwenden. Wenn Sie noch nicht mindestens einige Runden hochgradig expliziter kommunikationsbasierter regelmäßiger Leistungsverwaltung durchgeführt haben, beginnen Sie dort. Durch regelmäßige Unterstützung und Überwachung könnte Ihr Mitarbeiter immer noch großen Raum für Wachstum haben, ohne die gleichen negativen Emotionen hervorzurufen, wie es bei einem formalen PIP der Fall wäre.
Sie haben die richtigen Werkzeuge und Richtlinien für Erfolg bereitgestellt.
Stellen Sie sicher, dass Sie Elemente außerhalb der Kontrolle des Mitarbeiters in Betracht gezogen haben, die zu ihren Leistungsproblemen geführt haben könnten. Gab es unklare Erwartungen, zu viel Arbeit, Schulungslücken oder unzureichende Werkzeuge, damit die Person erfolgreich sein kann? Wenn ja, ist es nicht rechtens, den Mitarbeiter für einen PIP verantwortlich zu machen. Beschäftigen Sie sich zuerst mit den unterstützenden Elementen.
Sie haben bereits besondere Umstände berücksichtigt.
Haben Sie persönliche oder gesundheitliche Probleme in Betracht gezogen? Haben sie bei negativem Feedback zu ihrer Arbeit auf umfangreiche Ereignisse hingewiesen, die ihre mangelnde Leistungsfähigkeit erklären könnten? Wenn ja, könnten Sie sich entscheiden, sich darauf zu konzentrieren, welche Unterstützung Ihr Team, Ihr Unternehmen oder Sie anbieten könnten, um dem Mitarbeiter zu helfen. Letztendlich könnten Sie sich entscheiden, den offiziellen Weg einzuschlagen, wenn die Person ihre zugewiesenen Aufgaben nicht bewältigt.
Sie haben externe Meinungen einbezogen.
Was zunächst wie ein Leistungsproblem erscheinen mag, könnte eher mit einem Konflikt zwischen Ihrem Stil und dem Stil Ihres Mitarbeiters als mit einem tatsächlichen Leistungsunterschied zusammenhängen. Denken Sie daran, dass hier die Leistung im Vordergrund steht, nicht die Persönlichkeit. Fragen Sie andere, einschließlich der HR, um die Häufigkeit des Problems zu bewerten und zu bestimmen, ob die Bedenken für einen PIP geeignet sind.
Hier sind einige Methoden, um die Erfolgschancen des Prozesses zu erhöhen, wenn Sie nach reichlicher Überlegung zu dem Schluss gekommen sind, dass die Leistungsmängel auf Elemente zurückzuführen sind, die sich unter der Kontrolle des Mitarbeiters befinden, und dass ein formaler Verbesserungsprozess der beste Ansatz ist, um zu helfen.
Wie kann ein PIP erfolgreicher gestaltet werden?
Ein PIP sollte eine Teamarbeit sein, um gemeinsam erfolgreich zu sein, nicht nur ein Schema.
Man sollte sich mit den grundlegenden Ursachen befassen.
Ein PIP sollte spezifisch für die Person und die Ursachen ihrer schlechten Leistung sein; es sollte nicht allgemein sein. Eine Person mit starken Fähigkeiten, aber schlechter Motivation, benötigt eine andere Strategie als eine Person mit mehr Willen als Können.
Halten Sie es zukunftsorientiert.
Vergangene Ereignisse erfordern einen PIP, aber der Schwerpunkt des PIP-Modells sollte auf der Zukunft liegen, wenn Sie eine vernünftige Strategie entwickeln möchten. Wenn Sie den PIP mit vergangenen Fehlern beladen, wird er strafend erscheinen, als ob Sie lieber darauf beharren würden, was schief gelaufen ist, anstatt sich auf das zu konzentrieren, was kommt.
Erklären Sie die Erwartungen klar.
Definieren Sie die Leistungsziele, wo immer möglich, unter Verwendung vereinbarter Messungen und messbarer Ziele. Wenn Ihre Erwartungen eher qualitativ sind, seien Sie klar und genau bezüglich der akzeptablen Arbeitsqualität und vermeiden Sie vage und subjektive Sprache, die nur Verwirrung stiften würde. Ersetzen Sie Adjektive wie “genau” durch Nomen und Verben, die sich auf bestimmte Aktivitäten konzentrieren, wie z. B. “bearbeitet, um Rechtschreib- und Grammatikfehler zu entfernen und Fachjargon in eine Sprache umzusetzen, die unsere Kunden leicht verstehen können.”
Bieten Sie kontinuierliches Feedback.
Sobald die Strategie festgelegt ist, überprüfen Sie regelmäßig, um sicherzustellen, dass sich der Mitarbeiter in die richtige Richtung bewegt. Feiern Sie Erfolge und bieten Sie häufiges Feedback, kontinuierliches Training und Kurskorrekturen an. Vernachlässigen Sie dies, dies wird nur dazu beitragen, die Geschichte zu stützen, dass PIPs ein Einwegticket aus der Tür sind.
Halten Sie sich an die vereinbarte Länge.
Ein PIP sollte den Mitarbeiter in die Lage versetzen, schnell echte Fortschritte zu erzielen. Abhängig vom Grad und der Komplexität des gewünschten Wandels setzen Sie eine PIP-Zeit von ein bis drei Monaten fest. Sollten Sie in diesem Zeitraum klare Verbesserungen feststellen, können Sie ihre Leistung formell anerkennen und mit der normalen Leistungsverwaltung fortsetzen und damit den PIP abschließen. Ein sechs- oder zwölfmonatiger Follow-up-Zeitraum ist Teil mehrerer PIP-Verfahren, um eine kontinuierliche Entwicklung zu gewährleisten.
Entscheiden Sie, wo es lang geht.
Sollten Sie nicht genügend Entwicklung gemäß den Planzusagen sehen, müssen Sie entscheiden, ob Sie die Person einem anderen Bereich zuweisen, in dem sie erfolgreich sein kann, oder mit der Beendigung ihrer Beschäftigung weitermachen.
Ein letzter Tipp ist die Zusammenarbeit mit dem HR während dieser sechs Phasen. Sie können Informationen über Unternehmensrichtlinien zur Verfügung stellen, Fallstudien erfolgreicher Strategien liefern, Ihnen helfen, geeignete Mitarbeiterfortbildungen oder Unterstützung zu erhalten, und eine neutrale Drittpartei-Bewertung darüber abgeben, wie Sie dem Mitarbeiter besser helfen können. Aus Sicht des Mitarbeiters wäre es auch vorteilhaft, mit einer anderen Person über das Thema zu sprechen, die damit vertraut ist, aber nicht so engagiert ist wie Ihr Vorgesetzter.
Wie sieht ein erfolgreicher Leistungsverbesserungsplan genau aus?
Angenommen, am Ende der PIP-Frist hat sich das Verhalten oder die Qualität der Arbeit des Mitarbeiters nicht ausreichend verändert, um sie im Unternehmen zu behalten. Bedeutet das, dass der PIP-Prozess gescheitert ist?
Nicht unbedingt.
Unabhängig davon, ob ein PIP-Prozess Mitarbeiterleistungsprobleme anspricht oder nicht, hat das Abschließen eines PIP-Prozesses viele Vorteile, wenn Sie wirklich möchten, dass die Person erfolgreich ist. Erstens unterstreichen Sie die Notwendigkeit von Gerechtigkeit und Ihr Engagement für ein ordnungsgemäßes Verfahren. Zweitens zeigen Sie, dass Sie sowohl Handlungen als auch Ergebnisse sorgfältig durchdacht haben. Drittens, auch wenn der PIP-Prozess vertraulich sein sollte, wird das schnelle Ergebnis – entweder Verbesserung oder Ausscheiden aus der Rolle – Ihre Teammitglieder beruhigen, die wahrscheinlich die Konsequenzen für die unterdurchschnittlichen Leistungen ihrer Kollegen getragen haben. Viertens können Sie die Gelegenheit nutzen, um klarere Leistungsstandards, unzureichende Ressourcen oder schlechte Einstellungspraktiken zu verbessern.
Bei sorgfältiger und weiser Anwendung kann die PIP-Methode die Leistung, Kultur, Motivation und Beziehungen im Team verbessern.
